ERP – was ist das?

In den meisten mittelständischen und größeren Druckereien wird ERP-Software zur internen Planung und Organisation des Betriebes eingesetzt. ERP steht für ‚Enterprise Ressource Planning‘. Dabei werden Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten zum Zweck der optimalen Profitabilität vernetzt. Solche Software umfasst die Kalkulation, das sog. Customer-Relationship-Management, die Verwaltung und Verarbeitung von Dokumenten, das MIS (Management-Information-System), Auftragsbearbeitung, Verkauf, Debitoren, Produktionsplanung, Beschaffung, Einkauf, Kreditoren, Lager und Logistik – alles zum Zwecke der Optimierung von Prozessen und Workflows.

ERP-Systeme minimieren Zeitaufwand und Kosten, sichern so optimale Margen und sorgen für Transparenz zwischen den verschiedenen Abteilungen. Mitarbeiter sehen z.B. mit einem Klick den momentanen Auftragsstatus, können jederzeit Auskunft geben an Kunden und Kollegen und sind im Bilde über alle To-do’s. Das ERP-System überwacht den Zeitplan von Prozessen und erinnert betreffende Personen im Falle eines Zeitverzugs.

Außerdem werden bei modernen Systeme Kunden und Lieferanten über Webportale direkt in die Prozesse eingebunden. Kunden können Angebote online annehmen, in den Status ihrer Aufträge Einblick nehmen und mit wenigen Klicks Nachbestellungen tätigen. Schnittstellen zu Kundensystemen übernehmen Aufträge aus deren Software automatisch und die Druckfreigabe von Aufträgen wird integriert online „on the fly“ getätigt. Integrierte Endkunden- oder B2B-Shopsysteme optimieren die Bestellprozesse der Kunden und reduzieren den eigenen Aufwand in der Auftragsverwaltung.

In der Produktion hat man jederzeit den vollen Überblick über alle laufenden und anlaufenden Prozesse und kann so gleiche Produktionen zusammenfassen und Rüstzeiten reduzieren. Weniger Aufwand. Mehr Marge. Durch die Rückmeldung aus der Produktion über das System werden Probleme sofort erfasst und können rasch behoben werden. Automatisch wird angezeigt, ob diese Probleme Verzögerungen für nachfolgende Aufträge zur Folge haben, so daß Kunden umgehend benachrichtigt werden können.

Meist sind die verschiedenen Funktionen über ein Dashboard bedienbar, was das schnelle Verständnis und eine kurze Einarbeitungszeit von Mitarbeitern ermöglicht. Neben der direkten Einbindung von Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten verfügen ERP Systeme über offene Schnittstellen, so dass vorhandene interne Systeme wie der Produktionsworkflow oder die Finanzbuchhaltung fließend in die Abläufe integriert und Daten ausgetauscht werden können.

Externe Schnittstellen zu Partnern wie Banken, ausgelagerte Fibu oder Versanddienstleistern erweitern die Transparenz über alle Cases und sparen wertvolle Arbeitszeit. Meist sind E-Mail-Clients in die Software integriert, so daß man innerhalb der ERP-Software Kunden und Lieferanten kontaktiert, und dazu nicht extra in ein E-Mail-Programm wechseln muß. Außerdem werden oft relevante Informationen schon gleich in die E-Mail eingetragen. Die E-Mails sind Belegen, Projekten und Adressen zugeordnet und können jederzeit aufgerufen werden. Einige ERP-Lösungen sind browser- und cloudbasiert, so daß von überall und mit jedem Device auf die Software zugegriffen werden kann. Das alles hat zur Folge: Weniger Aufwand. Mehr Profitabilität. Höhere Margen.

Ein Portal zur Auswahl der richtigen ERP-Software findet man hier:

https://www.erpfuehrer.de/?keyword=erp%20system&matchtype=b&campain={campaign}&adgroup=65822533587&creative=391633174262&position=&network=g&placement=&device=c&device_model=&extension=&gclid=EAIaIQobChMIttziiqju7wIVl-7tCh2wzAhqEAAYASAAEgJSX_D_BwE

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